Ingenieursbureau DHV Groep begeleidt grote, internationale bouwprojecten. Een juist overzicht van de kosten is daarbij onontbeerlijk. Tenslotte zijn kosten de grootste vijand van winstmarges. DHV Groep schakelde ons in om een gebruiksvriendelijke webapplicatie voor kostencalculaties te ontwikkelen. Projectmanagers kunnen hiermee altijd en overal snel en eenvoudig werken.
De uitdaging
DHV Groep levert wereldwijd advies- en ingenieursdiensten voor grote bouwprojecten. Bij dit soort projecten kunnen kosten het succes maken of breken. 
Voor de projectmanagers van DHV is het daarom erg belangrijk dat zij de controle over de begroting behouden. Waar zij zich ook bevinden, ze willen de kosten van hun projecten overzichtelijk en bewerkbaar gepresenteerd krijgen.
Om de winstmarges te beschermen zocht DHV Groep een oplossing waarmee projectmanagers met eigen verantwoordelijkheid kunnen werken. Aan de voorkant moest dit een intuïtieve omgeving zijn die snel inzicht geeft in de kostenontwikkelingen. Het achterliggende systeem moest alle rekenregels bevatten voor snelle en betrouwbare indexering van loon- en prijsstijgingen tijdens langlopende projecten. Maar ook andere kostenberekeningen zoals renteontwikkeling, internationale BTW-vraagstukken, factuurstromen en –prognoses.
De projectmanagers van DHV Groep werken over de hele wereld, voor wisselende perioden. De juiste oplossing moest voor DHV daarom altijd en overal beschikbaar zijn. Echter, de gegevens die in deze applicatie verwerkt worden zijn bijzonder concurrentiegevoelig. Daarom was gegevens- en applicatiebeveiliging een belangrijke voorwaarde voor DHV Groep.
De oplossing
DHV Groep vond de oplossing bij onze organisatie. Als security specialist hebben we de expertise in huis om het volledige project van begin tot eind in eigen beheer uit te voeren. Daarbij gingen we bij DHV van start met een grondige analyse van een bestaande Excel-toepassing. Deze bleek echter ongeschikt als basis voor een oplossing die aan alle wensen voldeed. In overleg met DHV werd daarom besloten een
nieuwe applicatie van de grond af te ontwikkelen.
In nauwe samenwerking ontstond een blauwdruk met alle specificaties voor de gewenste functionaliteit. Omdat de applicatie uit het niets moest ontstaan, hield Motiv van meet af aan rekening met voortschrijdend inzicht. Dit zou de nodige aanpassingen aan het licht brengen. Daarom maakten we een globaal initieel ontwerp dat veel ruimte liet voor de naadloze integratie van latere aanpassingen.
Tijdens de uitvoer van het plan werd de functionaliteit met grote regelmaat getoetst. Een team van consultants van ons en experts van DHV analyseerden en testten de applicatie. Hier kwamen zaken uit voort die voor verbetering vatbaar waren. Of wensen voor aanvullende functies en capaciteit. Zo kwam op evolutionaire wijze een robuuste webapplicatie voor kostencalculatie tot stand.
Om ervoor te zorgen dat iedereen, overal en altijd, kan werken met de applicatie, kozen we voor internet als medium voor applicatielevering. Projectmanagers worden via het intranet van DHV verbonden met de centrale database in ons cybercenter. Dit zorgt ervoor dat autorisaties voor gebruikers op basis van hun rol of identiteit toegekend kan worden. De beveiligingsoplossingen van ons, schermen de verbinding af van onbevoegden.
De voordelen
We ontwierpen en ontwikkelden een uitgekiende maatwerkoplossing voor kostencalculaties. Een oplossing voor kostenbewaking, maar ook voor kostenprognoses. Projectmanagers kunnen hierdoor de begroting tijdens lopende projecten waar nodig bijsturen. Maar een kenmerk daarbij is ook dat men verder denkt. Zo ontwikkelden we templates voor kostencalculaties van gelijksoortige projecten. Dat vermindert handmatigheid en duplicatie, en daarmee het risico van fouten.
Daarnaast werden er koppelingen gemaakt, die het mogelijk maken indexeringslijsten van derden te integreren. Zo kunnen projectmanagers hun kostenprognoses direct baseren op werkelijke verwachtingen. Een handige Recap-functie toont in één oogopslag de impact van veranderingen in de kosten op de totale begroting.
We brachten ook uitkomst aande wens van DHV om de webapplicatie niet zelf te beheren en te onderhouden. Managed Application Services zorgt ervoor dat de applicatie beschikbaar, beveiligd en beheersbaar is en blijft in ons cybercenter. Daar worden tijdig alle beveiligings- en software- updates geïnstalleerd. Kennis van de klant én de applicatie maakt het doorvoeren van
wijzigingen of nieuwe functionaliteit efficiënt.
DHV kon ook op ons rekenen voor training van de projectmanagers die met de applicatie werken. Dat zorgde voor een soepele acceptatie. Iedere projectmanager kan werken met de applicatie voor kostencalculaties, ongeacht de grootte van het project waarvoor hij verantwoordelijk is. Dat verlaagt het kwantitatieve risico dat vele kleine projecten gezamenlijk veroorzaakten. Dit is helemaal in lijn met het uitgangspunt die we hebben gesteld bij het ontwerp en de ontwikkeling van de webapplicatie: hoe beter DHV met de kosten omgaat, hoe hoger de winst. Dit zorgt ervoor dat de webapplicatie aantoonbaar bijdraagt aan een hoger rendement voor DHV.