Loyens & Loeff beschermt bedrijfskritische e-mailomgeving

Voor het Amsterdamse advocatenkantoor Loyens & Loeff is e-mail naast telefonie het belangrijkste communicatiemiddel van de bijna 1.300 medewerkers. Om de mailboxen van medewerkers vrij te houden van virussen en spam en het netwerk niet extra te belasten door ongewenste e-mail, adviseerde Motiv de appliances en technologie van IronPort. Motiv heeft de oplossing geleverd en geïmplementeerd waarna ook het beheer in handen van Motiv is gegeven.

Loyens & Loeff is het grootste zelfstandige advocatenkantoor in de Benelux. Het bedrijf is actief op de zakelijke markt met diensten op het gebied van advocatuur, fiscale adviezen en notarieel recht. De ICTafdeling telt 38 medewerkers die in de hoofdvestiging in Amsterdam een gecentraliseerd datacenter beheren. Alle medewerkers in de Benelux (en daarbuiten) hebben toegang tot dit centrale systeem, dat een cruciale rol speelt in de ondersteuning van de dagelijkse activiteiten van de medewerkers. “Vooral telefonie en e-mail zijn bedrijfskritisch”, zegt Michel Hartogsveld, manager ICT bij Loyens & Loeff. “Het zijn beide live links voor ons werk.”

Capaciteitsproblemen
Mede daarom keek Loyens & Loeff in 2006 kritisch naar zijn e-mailomgeving. Die gaf aanleiding tot zorg, omdat de hoeveelheid spam leidde tot capaciteitsproblemen. De bestaande softwarematige antispam-oplossing had steeds meer moeite om de bijna acht miljoen e-mails die iedere maand binnenkomen, te verwerken. Hartogsveld: "Enerzijds had dit systeem te veel tijd nodig om alle e-mails te controleren en stokte het regelmatig, anderzijds kwam er relatief veel spam door het filter heen wat weer het netwerk belastte en leidde tot irritatie bij medewerkers. Het was duidelijk dat we op zoek moesten naar een andere oplossing. Daarbij was al snel de keus gemaakt voor een appliance. Een appliance doet precies datgene waar hij voor is bedoeld en bovendien kun je deze apparaten nauwkeurig finetunen. Verder komt er met een appliance een eind aan de extra belasting van het netwerk doordat je spam ‘bij de voordeur’ tegenhoudt.”

Appliance-concept
Michel Hartogsveld was gecharmeerd van het appliance-concept van IronPort, waarbij niet zozeer de inhoud als wel de afzender van een e-mailbericht bekeken wordt. IronPort houdt een lijst van verdachte IP-adressen bij van waaruit spam verstuurd wordt. Met deze zogenaamde ‘reputatiefilters’ is spam zeer goed te bestrijden. Daarnaast staan de IronPort-oplossingen bekend als kwaliteitsproducten met hoge prestaties en veel stabiliteit. Loyens & Loeff schakelde Motiv in voor een proefproject. Motiv installeerde de appliance begin december 2006, aan de vooravond van de ‘decembergolf’ van spamberichten. De appliance werd zonder verdere interne aankondiging in gebruik genomen, waarna de IT-afdeling al snel spontane meldingen van medewerkers kreeg dat er geen spam meer binnenkwam. “Daaruit blijkt dat het concept van IronPort goed is”, benadrukt Hartogsveld. “De appliance houdt niet alleen spam goed tegen, maar biedt ook de mogelijkheid om bij twijfel gebruikers zelf te laten beslissen wat er moet gebeuren. Bij twijfel gaat een bericht in quarantaine op de appliance en krijgt de ontvanger hiervan een melding. Deze kan vervolgens het bericht controleren en dit zo nodig alsnog binnenhalen. Overigens is het aantal berichten dat in quarantaine gezet wordt buitengewoon klein.”