De gemeente Zeist werd in juli 2008 slachtoffer van een computervirus. Daarmee kwamen zwakke plekken in de e-mail- en internetinfrastructuur aan het licht. De diensten ICT en I&A gingen daarom op zoek naar een kwalitatief hoogwaardige beveiligingsoplossing. De goede staat van dienst van Motiv in de markt van gemeentelijke overheden bracht ook in Zeist de gedroomde uitkomst.
Met ruim 60.000 inwoners is Zeist de vijfde gemeente in grootte in de provincie Utrecht. De gemeente kenmerkt zich door een prettig sociaal klimaat, uitgebreide voorzieningen, veel ruimte en groen, een rijke historie en moderne architectuur. Voor de dienstverlening staat slagvaardigheid bij de gemeente hoog in het vaandel. Daarom zijn de diensten ICT en informatisering & automatisering (I&A), die verantwoordelijk is voor het ICT-beleid, centraal geregeld.
De uitdaging
Bij de gemeente Zeist vindt de communicatie met de 500 geautomatiseerde werkplekken plaats via e-mail en internetverbindingen. “De communicatiestructuur is door de jaren heen echter organisch gegroeid,” vertelt Antoinette van Leeuwen, waarnemend hoofd ICT van de gemeente Zeist. “Daardoor waren we het zicht enigszins kwijt geraakt. Dat kwam de prestaties van de infrastructuur niet goede. En, belangrijker nog, het veroorzaakte grote kwetsbaarheden in de informatiebeveiliging.
In juli 2008 kwam dit op pijnlijke wijze aan het licht, voegt Dick van de Guchte, coördinator applicatiebeheer bij de gemeente Zeist, daar aan toe. “We werden geconfronteerd met ernstige computerproblemen, veroorzaakt door een virus. Dat verstoorde de dienstverlening voor het publiek, maar ook voor onze medewerkers. Zij konden opeens geen gebruik meer maken van hun computer of e-mail.” De maatregelen die het probleem verhielpen, bleken op termijn niet afdoende. Van Leeuwen: “We bleven ook nadat we de beveiliging aangepast hadden nog geplaagd worden door grote aantallen spam. Dat drukte ons met de neus op het feit dat internet- en emailbeveiliging verbeterd moesten worden.”
De oplossing
De gemeente Zeist ging op zoek naar een partner die het e-mail- en internetverkeer volledig zou beveiligen. “Op basis van extern advies werd in eerste instantie besloten om alle toegang tot onze netwerken van buitenaf volledig af te sluiten,” zegt Van de Guchte. “Het bleek echter al snel dat daar grenzen aan zijn. Het houdt internetaanvallen en spam wel buiten de deur, maar is niet erg gebruiksvriendelijk voor onze medewerkers. We zochten daarom een oplossing die het gebruik en de beveiliging in de juiste balans kon houden.”. Tijdens het aanbestedingstraject voor deze opdracht maakt de gemeente Zeist kennis met Motiv. Deze ICT-dienstverlener had in de gemeentelijke overheidsmarkt haar sporen al verdiend. Zo implementeerde Motiv bij de gemeente Amstelveen een veilige tele- en thuiswerkoplossing die in 2006 bekroond werd met de eWerkPrijs. Van de Guchte: “Wij kijken bij aanbestedingen niet alleen naar prijs. Het gaat ons vooral om de voorgestelde oplossing, het implementatietraject en de ondersteuning.”
Motiv maakte ook indruk door blijk te geven dat men het informatiebeveiligingsplan van de gemeente aandachtig bestudeerd had. “Zij brachten het ook zelf ter tafel tijdens de introductie,” aldus Van Leeuwen. “Motiv bleek gevoelig voor alle aspecten van het plan en stelde zich open en constructief op in de rol die het bedrijf kon spelen bij de uitvoering. Ze hadden een goede, realistische kijk op de implementatie en hoe deze het beste opgevolgd kon worden.”
Het voorstel van Motiv beperkte zich niet tot een uiteenzetting om de e-mail- en internetbeveiliging op het juiste niveau te krijgen. Van de Guchte: “Het besprak ook hoe we onze medewerkers mee kunnen krijgen in het adopteren van de oplossing. Het ging tenslotte niet om een kleine aanpassing, maar om een volledig nieuwe omgeving. En om het opzetten van gebruikersprotocollen. Dat kan heel gevoelig liggen bij eindgebruikers. Motiv hielp ons om dat zo goed mogelijk te introduceren.
“Thuiswerken is voor onze medewerkers heel belangrijk,” voegt Van Leeuwen daar aan toe. “Motiv biedt daarvoor een slim concept op basis van SSL VPN-technologie. Dit biedt een veilige manier om gecontroleerd applicaties beschikbaar te stellen via het internet. Het is voor ons vooral een uitkomst dat er daarbij geen specifieke eisen gesteld worden aan de werkplek op afstand. Daarmee houden de medewerkers de vrijheid om zelf te kiezen welke laptops of pc’s zij willen gebruiken. Via de internetbrowser zetten zij een versleutelde verbinding op met het gemeentenetwerk.”
Een speciale appliance van Juniper Networks zorgt ook voor het vaststellen van de identiteit en toegangsrechten van de gebruikers die toegang zoeken op afstand. “Daarvoor gebruikt Motiv Secure Tokens van RSA Security,” zegt Van de Guchte. “De stellen niet alleen identiteiten en toegang veilig, maar versleutelen het dataverkeer ook. Dat biedt extra bescherming terwijl dit de doorstroming van het netwerkverkeer niet belemmert. Ondertussen beveiligen de oplossingen van IronPort het e-mail- en internetverkeer tegen virussen, spam, spyware en andere bedreigingen.”
De voordelen
Met maatregelen voor verantwoord gebruik van internet helpt Motiv de gemeente Zeist ook bij het naleven van wet- en regelgeving en van het interne beveiligingsbeleid. “Binnen I&A was er al een initiatief gestart om een nieuw gebruikersprotocol te schrijven als onderdeel van het informatiebeveiligingsplan,” zegt Van Leeuwen. “De visie van Motiv op verantwoord gebruik van internet sluit daar perfect op aan. Onder meer omdat we daarmee preventief op kunnen treden. We voorkomen liever dat zaken fout gaan tijdens het internetgebruik dan dat onze medewerkers het gevoel hebben dat we hen continu controleren. Dat maakt hen gemotiveerder om mee te werken aan verantwoord gebruik van internet.”
De oplossingen die Motiv bij de gemeente Zeist implementeerde zijn verpakt in appliances. Dit zijn functiespecifieke, centraal beheerde machines die zich volledig concentreren op één of enkele taken. “Daarmee hebben we een opstelling die op alle onderdelen bestaat uit het beste wat er op dat gebied te krijgen is,” zegt Van de Guchte. “De appliance van Cisco IronPort combineert bijvoorbeeld alle functies voor zowel veilig e-mail- als internetgebruik. Dat vereenvoudigt het beheer en onderhoud aanzienlijk. Het updaten van nieuwe antivirus- antispam- antispyware-definities is volledig geautomatiseerd en direct van toepassing op de hele communicatiestructuur. Dat scheelt de ICT-afdeling veel tijd en levert daardoor flinke kostenbesparingen op.”
De oplossing die Motiv bracht voor veilig tele- en thuiswerken is momenteel nog in een testfase. De eerste reacties van medewerkers zijn echter bijzonder positief. Van de Guchte: “We wilden het systeem grondig testen want we zijn door ervaring rijk geworden. Vergeleken met de voorgaande omgeving is thuiswerken veel sneller en stabieler geworden. De installatiefase verliep wat stroef, maar inmiddels is de thuiswerkplek een echter verademing. Zelfs met tientallen gebruikers werkt alles probleemloos en is er bij de helpdesk nog geen enkele storing gemeld.”
De diensten ICT en I&A van de gemeente Zeist hebben met Motiv de volgende stap gezet in de professionalisering van de dienstverlening. Deze komt de komende jaren gefaseerd tot stand. Van Leeuwen: “Het is de bedoeling dat de versterking van de ICT-voorzieningen daarmee gelijke tred houdt. De speerpunten hierbij zijn het ontwerpen van de informatiearchitectuur en de technische infrastructuur, en het op orde krijgen en organiseren van de informatievoorziening. Zo zullen we stapsgewijs een samenhangende en beveiligde informatievoorziening realiseren.”
Motiv blijft daarbij een rol spelen, vertelt Van de Guchte. “Tijdens de testfase gebruiken we bijvoorbeeld een standaardconfiguratie voor de thuiswerkoplossing. Motiv is echter al hard aan het werk om deze volledig naar onze wensen en eisen aan te passen. Daarvoor is Henrik Smit bij ons gedetacheerd en hij zal ons daarbij ondersteunen. Hij maakt momenteel ook een risicoanalyse en een ontwerp voor een nieuwe netwerkinfrastructuur. We zijn zeer onder de indruk van zijn kennis en kunde en hebben grote verwachtingen van zijn bijdrage.” Van Leeuwen: “Henrik neemt verantwoordelijkheid en denkt met ons mee. Hij blinkt daarbij uit in zuiverheid en objectiviteit: ons belang staat bij Motiv werkelijk voorop. We hopen zijn talenten daarom nog meer te mogen benutten.”
De samenwerking met Motiv verloopt uitstekend, vervolgt Van Leeuwen. “Zij reageren snel en adequaat op meldingen en koppelen de bevindingen en aanbevelingen actief terug. Als klant zijn wij dan snel gerustgesteld. De serviceorganisatie van Motiv is goed ingericht en de procedures werken. Motiv onderscheidt zich echter vooral door een proactief optreden. Zo voeren zij preventieve security assessment uit en testen dus feitelijk het succes van hun eigen implementatie. Veel andere leveranciers zouden daarvoor terugdeinzen. Maar bij Motiv maakt men gerust slapende honden wakker.”