Referenties

Van Gogh Museum

Het Van Gogh Museum is met jaarlijks ruim 1,5 miljoen bezoekers een van de meest vooraanstaande en populairste musea ter wereld. “De voorkant is heel mooi, groot en perfect”, zegt Hoofd ICT Willem Zegers met enige trots. “Aan de achterkant, de ICT, zijn we nu een inhaalslag aan het maken.” Dit om social en multimedia nog breder in te kunnen zetten, zowel in het museum zelf als online.

Op het moment dat we Willem Zegers spreken, staat het Van Gogh Museum aan de vooravond van een tijdelijke verhuizing van het Museumplein in Amsterdam naar de Hermitage Amsterdam aan de Amstel. Tot en met 25 april 2013 markeert een rode lijn dat op circa vijf meter hoogte is gespannen een ‘multidisciplinaire kunstroute’ van beeldend kunstenaar Henk Schut dat de twee locaties verbindt (de ‘Van Gogh Mile’). Wandelaars met een mobile device kunnen de gratis ‘Van Gogh Mile App’ downloaden bij het Wifi-punt van de Museumshop aan het Museumplein. De app vermengt volgens de bedenkers ‘realiteit en fictie met elkaar’. “Daarmee zie je bijvoorbeeld in plaats van het Museumplein een veld met zonnebloemen”, licht Zegers toe. De ervaringen kunnen via de app online worden gedeeld met vrienden.

De Van Gogh Mile App is een goed voorbeeld van hoe het Van Gogh Museum omgaat met multimedia. “We willen informatie overdragen over Van Gogh en over zijn leven, en dat kun je het beste multimediaal doen”, aldus Zegers. Daarbij wordt multimedia ook ingezet om mensen te bereiken die niet naar het museum komen. Zo is het mogelijk om via Google virtueel door het museum te wandelen en online foto’s van schilderijen te bekijken.

Na de noodzakelijke renovatie zal het Van Gogh Museum op 1 mei weer de deuren openen op de vertrouwde locatie aan het Museumplein. “Voor ons de mooie uitdaging om in het gerenoveerde museum nog zwaarder in te zetten op multimedia”, zegt Zegers. “Met multimedia kun je ook de bewegingen van de bezoekers door het museum beïnvloeden waardoor je aan ‘crowd control’ kunt doen.”

Wissel op ICT

De multimediale ambities van het Van Gogh Museum trekken een zware wissel op de bestaande ICT-omgeving, “en daarom zijn we nu een inhaalslag aan het maken”, verzekert Zegers. “We investeren bijvoorbeeld in een Digital Asset Management-systeem om onze collecties beter digitaal te ontsluiten, in CRM-systemen die daaraan gekoppeld moeten worden, in oplossingen om beelden te kunnen verkopen, in een verkoop all-in-one-systeem, in een webstrategie, et cetera. Dat is alles bij elkaar best zwaar en heftig.”

Volgend jaar april – als de Rijksgebouwendienst het pand aan het Museumplein na de renovatie weer overdraagt aan het Van Gogh Museum – staan Zegers en zijn acht collega’s van ICT voor een extra uitdaging: binnen het tijdsbestek van nog geen maand moet een compleet nieuwe ICT-omgeving worden opgebouwd. Zegers: “Onze huidige ICT-omgeving draait nu nog op onze kantoorlocatie en is aan vervanging toe; bijvoorbeeld onze Storage Area Networks beginnen nu vol te lopen. In het museum beginnen we met een lege computerruimte die nog volledig moet worden ingericht met zaken als koeling, bekabeling en racks. Op de oude locatie zal nog wel een Ontwikkel-, Test- en Acceptatie-straat achterblijven en een aantal andere zaken zoals back-up die ervoor zorgen dat primaire processen door blijven gaan mocht iets uitvallen.”

Beveiliging strakker neerzetten

Hoewel het plaatje nog niet helemaal is uitgekristalliseerd, verwacht Zegers niet dat de nieuwe netwerkomgeving veel zal afwijken van de huidige situatie die volledig is gebaseerd op Cisco. Ook de firewalls, de Microsoft Threat Management Gateway (TMG)-omgeving en de redundant uitgevoerde spamfilters keren terug. “We beschikken straks over een state of the art netwerkomgeving waarmee we onze organisatie volledig kunnen servicen.”

Als voorbeeld van een verandering geeft Zegers het downloadbeleid dat de afgelopen periode al behoorlijk is aangescherpt. “We willen vooral zicht blijven houden op alle zaken die wij binnenhalen en dat op zo’n veilig mogelijke manier doen. Daarvoor onderzoeken we diverse mogelijkheden.”

Persoonlijke verantwoordelijkheid

“Het gaat er ook om dat je medewerkers een stukje ‘awareness’ meegeeft, ze wijst op de persoonlijke verantwoordelijkheid”, vervolgt Zegers. Dat heeft bij het Van Gogh Museum onder andere geleid tot gedragscodes waarin staat omschreven hoe de driehonderd medewerkers moeten omgaan met zaken als e-mail en internet en wat wel en niet mag. “Daar staat ook in ‘Gij zult niet’, maar op het moment dat je dingen gaat verbieden moet je wel altijd een alternatief bieden.”

Een volgende stap is het kunnen monitoren van het gedrag van de gebruikers. “Op enig moment moet je weten wat gebruikers waar doen en wat er naar buiten gaat. Daarvoor is het wel nodig dat je informatie categoriseert, en dat is een grote en moeilijke stap die enorm veel tijd kost. Je wil bijvoorbeeld gebruikers toegang geven tot een map, maar ook weer niet tot alles binnen die map. Daar heb je mooie applicaties voor om dat te regelen, maar die zijn kostbaar.”

“We willen nog heel veel informatie ontsluiten en dat roept ook de nodige beveiligingsvraagstukken op”, besluit Zegers. “Dan gaat het om de vraag wat je wel ontsluit, en wat je niet ontsluit en dus bij jezelf houdt. Bijvoorbeeld het CRM-systeem dat nu moet worden gekoppeld met de verkoopsystemen bevat heel veel informatie van en over klanten en die wil je niet te grabbel gooien. Relatiegegevens behandelen wij met de grootste zorg.”